СИСТЕМА ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОРУШЕННЯ (whistleblowing)
1. Що таке повідомлення про порушення та чому це важливо?
LLENTAB прагне досягти прозорості та високого рівня ділової етики. Наші співробітники є найважливішим джерелом інформації для виявлення можливих протиправних дій, які потребують усунення.
Наша служба повідомлення про порушення пропонує можливість конфіденційно повідомити компанію/організацію про порушення. Це важливий інструмент для зниження ризиків та збереження довіри до нашої діяльності, оскільки дозволяє вчасно виявляти та усувати можливі протиправні дії.
Повідомити про порушення можна відкрито або анонімно.
Метою цих інструкцій є заохочення працівників (і, можливо, зовнішніх зацікавлених сторін) повідомляти про можливі порушення без ризику помсти, а також забезпечити відповідний процес розслідування.
2. Коли повідомляти про протиправні дії?
Службу сповіщення можна використовувати для попередження про серйозні ризики, які впливають на окремих осіб, нашу компанію/організацію, людське суспільство в цілому або навколишнє середовище.
Обробка може стосуватися лише даних про серйозні порушення, пов’язані з:
- бухгалтерським обліком, внутрішнім бухгалтерським контролем, питанням аудиту, боротьбою з хабарництвом, банківськими та фінансовими злочинами або
- іншими серйозними порушеннями, що стосуються життєво важливих інтересів нашої компанії чи групи або життя чи здоров’я окремих осіб, наприклад, серйозними злочинами проти навколишнього середовища, серйозними недоліками щодо безпеки на робочому місці та дуже серйозними формами дискримінації чи переслідування.
У справах, які стосуються, наприклад, незадоволенням робочим місцем або пов’язаних із цим питань, працівники (та всі інші зацікавлені сторони) повинні зв’язуватися зі своїм керівником або менеджером, оскільки ці випадки не можуть бути розслідувані в рамках системи сповіщення.
Людині, яка повідомляє про порушення, не потрібно мати твердих доказів для вираження підозри. Однак навмисне повідомлення неправдивої або шкідливої інформації заборонено. Зловживання службою сповіщення є серйозним дисциплінарним проступком.
Зверніть увагу, що в певних країнах існують обмеження на використання цієї послуги.
3. Як повідомити про протиправні дії?
Повідомити про підозру можна різними способами:
Варіант 1 – Зверніться до керівника або менеджера в нашій компанії.
Варіант 2 – Варіант 2 – Повідомлення про порушення | Звернення
4. Процес розслідування
РОЗСЛІДУВАННЯ
- Ніхто з тих, хто бере участь у процесі розслідування, не намагатиметься встановити особу викривача.
- Повідомлення обробляються сторонами конфіденційно.
Захист інформаторів у разі НЕАНОНІМНОГО зверенення
Особа, яка висловлює щиру підозру або сумнів відповідно до цих вказівок, не зазнає втрати роботи чи будь-якої форми санкцій чи особистих невигідних умов у результаті повідомлення. Якщо викривач діє добросовісно, неважливо, чи він помиляється.
З метою захисту конфіденційності осіб, проти яких висунуто звинувачення, та інших питань конфіденційності, неанонімний викривач буде проінформований про результати розслідування.
У випадках передбачуваних кримінальних правопорушень викривача буде проінформовано про те, що може знадобитися розкрити його особу в рамках судового провадження.
Для забезпечення незалежності та конфіденційності всі повідомлення отримує зовнішній учасник, який переглядає звернення і передає справу призначеному співробітнику у LLENTAB. Водночас зовнішній учасник гарантує, що справи не надсилаються керівникам, на яких справа може вплинути. Якщо потрібна зовнішня експертиза, розслідування також може проводити стороння особа, яка має великий досвід у справах про викривачів та пов’язаних з ними розслідуваннях. Жодна інформація про вас, як сповіщувача, не буде розголошена, якщо ви не дали на це згоди. Ви самі вирішуєте, хочете ви бути повністю анонімними для розслідувачів, або хочете вказати, хто ви.
ВИДАЛЕННЯ ДАНИХ
Персональні дані, що містяться в повідомленні про підозру та в документації слідства, видаляються після закінчення розслідування, крім випадків, коли персональні дані підлягають зберіганню відповідно до інших чинних правових норм. Видалення здійснюється через 30 днів після закінчення розслідування. Документація розслідування та звіти викривачів, які архівуються, мають бути анонімними; вони не повинні містити персональних даних, за допомогою яких можна прямо чи опосередковано ідентифікувати конкретних осіб.
5. Основні правові інструкції з виявлення викривачів
Ці принципи ґрунтуються на Загальному регламенті ЄС із захисту даних і вказівках щодо повідомлення про підозру в незаконній діяльності.
6. Передача персональних даних за межі ЄЕЗ
Усі дані зберігаються в межах ЄЕЗ (Європейської економічної зони). Якщо не використовуються спеціальні механізми захисту даних, діє загальна заборона на передачу персональних даних за межі ЄЕЗ.
ПРИМІТКА. Область дії цих вказівок щодо сповіщення про порушення не охоплює будь-яку передачу персональних даних з ЄЕЗ до афілійованих осіб, розташованих за межами ЄЕЗ.